La organización y gestión de departamentos de Business Intelligence es el mejor camino para reducir el gap entre IT y negocio ya que nos va a permitir proveer de información útil a las personas que toman decisiones en las organizaciones para que puedan controlar todos y cada uno de los procesos de negocio.

Sin embargo determinar exactamente los pasos a seguir y cómo hacerlo no es tarea fácil.

Con el presente artículo pretendo mostraros las directrices básicas a seguir para obtener un gobierno de BI.

1. Aclarar conceptos

¿Es lo mismo BI Governance que un BusinessIntelligenceCompetencyCenter?

NO, este un error que se esta propagando por fabricante y consultores, equiparando ambos conceptos. Tener un BICC es un gran paso adelante, pero no es la visión global que necesitamos para el medio y largo plazo. El BICC es una parte fundamental del BI Governance pero es eso únicamente, una parte.

Por eso en este articulo quiero matizar cada uno de los componentes del BI governance empezando por su propia definición.

2. Definición de BI Governance

No son muchos los intentos que han habido de definir BI Governance, la mayoría de veces se ha dejado al lector que interprete lo que crea conveniente, y se ha hablado directamente de sus beneficios desde el punto de vista comercial y de propuestas de fabricantes.

En el White Paper “Top 10 Trends in Business Intelligence” de HP- Knightsbridge, la tendencia que figura como Top 1 es precisamente “BI Governance”. Sin embargo lo define tímidamente como la estructura que garantizan de la eficacia de los programas y las inversiones en BI. Dejando volar la imaginación del lector.

Noé Gutierrez, la autora más mediática sobre el tema, lo define basándose en tres pilares:

• Priorización de proyectos
• Guías, reglas y recomendaciones
• Roles y responsabilidades

Pero sin llegar a dar una definición clara. Pero es el autor Beth Leonard da un paso más allá y nos sugiere claramente que no nos hemos de quedar en esa simple idea de establecer mecanismos de control, sino que hemos de extender el BI Governance mediante lazos de asociaciones en el entorno más cercano. Debe de poseer claramente una visión estratégica, pero debe tener un marco común táctico de responsabilidad compartida entre IT y las unidades de negocio.

Y finalmente son Larson y Matney quienes dan la que para mí es la mejor definición del concepto de BI Governance: "BI Governance, es el proceso de definición y ejecución de la infraestructura que prestará apoyo a los objetivos de empresa. Es propiedad conjunta de tecnologías de la información y de las diferentes unidades de negocio, y se encarga de dirigir el proceso estratégico de obtención de valor del Business Intelligence en la empresa."

El acierto de la propiedad conjunta y de la obtención de valor, hacen que esta sea la mejor definición de este concepto.

3. Valores básicos de BI Governance.

El trabajo de un directivo consiste, ante todo, en tomar decisiones. En cualquier momento de cualquier día, la mayor parte de los directivos participa en algún aspecto de la toma de decisiones: intercambiando información, revisando datos, sugiriendo ideas, evaluando alternativas o poniendo en práctica directivas. Sin embargo existen diferentes maneras y perfiles de tomar decisiones.

¿Cuanta información necesitamos consultar antes de tomar una decisión?, ¿toda
la existente?, ¿solo una poca hasta hacernos una idea?, ¿exhaustiva y contrastada o por el contrario la suficiente para generar una hipótesis?. ¿Solo tienes un objetivo en mente cuando tomas una decisión?, ¿un camino único, recto y lineal, con un objetivo claro?, ¿tu decisión puede satisfacer la consecución de varios objetivos?, ¿o por el contrario tomas varios caminos no del todo definidos pero que pueden satisfacer tus necesidades?

Las respuestas a todas estas preguntas varían según el individuo y según su experiencia al tomar decisiones que posea.

Los cuatro valores que ha de presentar un sistema de BI Governance para poder
afrontar estos desafíos son:

3.1 Adaptabilidad continua.
Los procesos decisionales son altamente cambiantes, no están claramente definidos como lo están los operacionales. El circuito de una factura una vez definido siempre va a ser el mismo, pero el proceso de decider si esa factura se paga o no, cambiará constantemente.

Así pues tenemos que tener la capacidad de adaptarnos fácilmente a las necesidades de información definidas en esos procesos.

3.2 Trabajo conjunto
La diferencia entre IT/Business se elimina mediante la inclusión de miembros de IT y de negocio en los grupos de trabajo. El usuario decisional ha de ser parte activa dentro de los grupos de IT que desarrollan los sistemas de BI. Las iniciativas que fomenten el trabajo conjunto, los grupos crossfuncionales de seguimiento de procesos y las sesiones de revisión conjunta de los sistemas de BI, han de formar parte de las rutinas de trabajo, si queremos alcanzar el BI Governance.

3.3 Jerarquías flexibles.
Los grupos de trabajo de BI Governance deberán estar estructurados con jerarquías flexibles que fomenten el intercambio de información. Los grupos de trabajo se estructuraran para cada función asumiendo diferentes roles según el proyecto. El objetivo es que las jerarquías existentes en las organizaciones, se diluyan y se reestructuren continuamente dentro de BI Governance, evitando cuellos de botella

3.4 Personas antes que procesos.
Las personas toman las decisiones, los procesos son los controlados. Centremos en dar información a las personas que controlan los procesos y no tanto en definir los procesos que han de controlar las personas, ya que en los sistemas de Business Intelligence estos procesos decisionales son tan variables que hacen inviable su modelización absoluta.

4 Framework de BI Governance

Una vez definido los valores que han de regir el BI Governance, podemos estructurar definitivamente los 4 elementos que lo componen.

4.1 Principios Rectores
Los principios rectores del BI Governance son los pilares que levantaran toda la estructura. Definen la visión global del programa y los criterios de aprobación de las iniciativas y proyectos de BI. Cada organización deberá definir sus propios principios eso si basados siempre en los 4 valores del BI Governance.

Ejemplos de principios pueden ser:

• BI debe hacer a los usuarios autosuficientes en la adquisición de información
• BI debe asegurarse de que los datos son gestionados como activo empresarial, de forma integrada, normalizada, compartida, y que sean reutilizados a través de las diferentes funciones empresariales.
• BI debe asegurar una única visión de “la verdad” corporativa.
• Etc…

4.2 Órganos de Decisión
Identifican quienes toman las decisions en los diferentes ámbitos de BI. Los miembros de los órganos de decisión deberían abarcar áreas funcionales y de toda la organización a fin de proporcionar una visión equilibrada y continua de las verdaderas necesidades de la empresa. Dichos órganos deben proporcionar vías de comunicación y feedback. Los organos de BI Governance deberan estar constituidos siempro por personas de negocio y de IT.

Ejemplos de órganos de decisión puede ser:

• Business Intelligence Governance Comitee
• Business Intelligence Competency Center

Como veis el BICC es un órgano de gobierno del BI Governance, con lo que aclaramos la confusión que generan ambos términos. Pero por otra parte acabo de introducir otro nuevo órgano de gobierno el BIGC.

Este es otro de los errores que se cometen muy a menudo y que quiero aclarar, el error consiste en dotar al BICC de las funciones que le corresponden al BIGC. ¿Qué diferencias hay entre ambos? Empecemos por una pequeña definición.

• BI Governance Comitee (BIGC). Se en-BARC Guide Business Intelligence 2010 carga de la dirección de proyectos, la priorización y la alineación del BI con el negocio. 
• Business Intelligence Competency Center (BICC). Se trata de un equipo crossfuncional permanente que vela por el uso efectivo de las herramientas de BI.

Estas definiciones son muy sencillas pero marcan claramente la filosofía de ambos órganos de gobierno del BI, la primera de carácter estratégico, la segunda de carácter táctico. Dos organizaciones para dos objetivos diferentes.

Si nos fijamos tienen mucho sentido tener las dos diferenciadas.

4.2.1BICC o ¿Que nos interesa desde el punto de vista táctico?

Se encargará de:

• Administración del Dato : Responderemos preguntas de este estilo
• ¿Cómo está estructurado?
• ¿Quién es el propietario?
• ¿Cuál es la calidad del dato en los diferentes sistemas?
• ¿Redundancia?
• ¿Inexistencia del dato?
• ¿Incoherencias?ç
• ¿Existen metadatos?ç
• ¿Tenemos una codificación estándar de los mismos?
• Etc...

Gestión de la Información: Responderemos preguntas de este estilo

• ¿Cómo transformamos esos datos en información en el Datawarehouse?
• Modelo relacional o multidimensionalmente?
• ¿Kimball o Inmon?
• ¿Cómo realizo los procesos ETL?
• ¿Construyo una Staging Area?
• ¿Qué metadatos uso para la información?
• ¿Cómo me relaciono con los propietarios del dato para asegurar la calidad de la información?
• ¿Necesito una zona de Masterdata?
• Etc...

Entrega de la Información: Responderemos preguntas de este estilo

• ¿Qué usuarios necesitan la información?
• ¿Cuando la necesitan?
• ¿Para qué la utilizan?
• ¿Qué formato tengo que darles?
• ¿Cómo se la entrego?
• ¿Qué análisis hacen?
• ¿Qué decisiones toman?
• ¿Necesitan más información?
• ¿Necesitan más formación?
• ¿Necesitan más soporte?
• Etc..

Ejecución de proyectos: Responderemos preguntas de este estilo

• ¿Tengo una metodología de proyectos?
• ¿Cómo integro el proyecto en la infraestructura existente?
• ¿Qué herramientas utilizo?
• Etc...

En los BICC necesitas tener un equipo crossfuncional permanente que te permita saber, si la entrega y la gestión de la información la estamos haciendo de forma correcta, y si la arquitectura y las herramientas del BI están cumpliendo su función.

El carácter es mas táctico, mas del día a día, ¿que necesita un usuario de marketing para tomar sus decisiones?, ¿qué necesita un director de recursos humanos? , ¿entienden las herramientas que les dan esa información?, ¿la estructura de diseño del Datawaehouse es correcta para estas funciones?.

Una vez aclarado el concepto del BICC vamos a por el segundo de los órganos de gobierno.

4.2.2 BIGC o ¿Qué nos interesa desde el punto de vista estratégico?
Se encargará de:

• Alineación con el negocio:
• ¿Qué es lo importante para el negocio? 
• ¿Cuál es la estrategia a la que debemos “servir” proyectos? 
• ¿Cómo alineamos el BI con las necesidades del negocio? 
• ¿Cuál es la estrategia de BI que sirve a la estrategia de negocio?
• Etc…

Priorización de proyectos:

• ¿Cuál es el orden de ejecución de los proyectos? 
• ¿Cuales aportan más valor a la organización?
• ¿Cómo se priorizan?
• ¿Cuáles son los objetivos de negocio que cumplen?
• Etc...

Monitorización del BI:

• ¿Estoy cumpliendo las espectativas?
• ¿Los plazos? 
• ¿Los objetivos?
• ¿Cómo puedo mejorar?
• ¿Cómo se evalúan los proyectos?
• Etc...

En los BIGC, necesitas una visión más estratégica, puedes tener muchos proyectos de BI encima de la mesa, pero solo algunos serán estratégicos para la organización. Decidir cual se empieza primero y discernir el valor que tienen para la organización, necesita de roles con mas visión global y con gran capacidad de toma de decisiones corporativas; quizás no necesiten ni saber de tecnología, eso sí, han de ser capaces de discernir entre lo que aporta valor a la empresa y lo que no, y saber priorizar ese valor en proyectos en concreto.

Los BIGC no tienen que ser una comisión permanente, de hecho se reunirán de forma ocasional, quizás una vez al mes o cada dos meses, para replanificar y ver la evolución de los proyectos en marcha, y marcar una realineación si la estrategia corporativa ha cambiado.

Bueno finalmente ya sabemos que un BIGC y un BICC son dos órganos de decisión complementarios dentro del BI Governance.

4.3 Áreas de Decisión
Se encargan de identificar como y quien toma las decisiones, los derechos para hacerlo y asigna responsabilidades para su gestión.. Ejemplos de áreas de decisión pueden ser:

• Inversión en BI 
• Portfolio de aplicaciones BI
• Estado de las implementaciones de BI
• Adopción del BI 
• Consecución de valor
• Etc…

Generalmente las áreas de Decisión determinan la agenda de los Órganos de Decisión

4.4 Mecanismos de gobierno.

Se trata de las políticas, procesos y procedimientos necesarios para aplicar BI Governance.

Ejemplos de mecanismos del gobierno pueden ser

• Definición del ciclo de vida de los proyectos de BI. 
• Gestión de la cartera de aplicaciones.
• Casos de negocio y presupuestos.
• Procesos de desarrollo de los diferentes tipos de proyectos de BI.
• Seguimiento y medición.
• Planes de comunicación.
• Planes de formación.
• Etc…

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