¿Business Intelligence o Planning? ¿Planning o Business Intelligence?

Originally published marzo 14, 2011

Un problema recurrente que se suele encontrarcuando uno se enfrenta a una nueva implantación de un sistema EPM (Planificación),es el entendimiento del concepto.

El objetivo de un proyecto EPM es laimplantación de un sistema que facilite la planificación (¿financiera?) para lagran parte de los departamentos de la empresa. El EPM incorpora una seria defuncionalidades específicas a este tipo de producto tales como Listas detareas, formularios para usuarios finales, workflow, etc…

Aunque ya es conocido, el sistema de BI es unalmacén de datos, con o sin una herramienta de explotación/visualización(reportes, ad-hoc análisis,..), en ello se realizan las transformacionesoportunas, repartos, etc.. para finalmente conseguir una información estable y fiable.La biblia de la empresa después del sistema contable.

La herramienta de planificación se alimenta dedatos reales que proporcionan a los intervinientes del presupuesto unareferencia histórica. Esa referencia puede servir de fuente base para que sólo sedeba corregir el dato, o por lo contrario, dejar los usuarios empezar desde ceropara estar seguro que piensen cada uno de sus gastos y no sólo apliquen untanto por ciento. Obviamente, el segundo enfoque hace que el proceso sea másriguroso, pero también más tedioso.

A la hora de cargar esos datos “reales”, elcuadre que se debería realizar en BI, tiende a realizarse en la herramienta deplanning, generando desgaste de energía y incumplimientos de plazos.

Estoy actualmente defendiendo una de estas situaciones,un poco delicada ya que el departamento financiero confundió Planning con BI.Realmente necesitaban 2 proyectos, pero los costes apretaban y se ha queridohacer un único modelo. En mi opinión, pienso que no se conseguirá ni uno, ni lootro.

Después de meditarlo y mirando otros proyectosexitosos, llego a la conclusión que uno de los principales problemas de esteproyecto es que los datos reales no están al mismo nivel de detalle del cual sevaya a presupuestar, dicho en lenguaje EPM/BI, misma granularidad. Si serequiere más detalle para reportes/informes corporativos, ese detalle deberíaestar en otro sitio (en BI).

Por otro lado, el proceso presupuestario serealiza en octubre/noviembre. A esa fecha la información real es incompleta, yaque faltan datos. del trimestre.Es importante poder paliar este efecto temporal con datos procedentes de revisionesmensuales (tipo rolling forecast o forecast) o cualquier otra fuente másreciente que el presupuesto del año anterior. Si se aplica el presupuesto delaño anterior, se genera un bucle y los 3 últimos meses del presupuesto seránerróneos año tras año.

Los datos históricos son muchos más ricos yvoluminosos porque ya han pasado y se han escrito en varias fuentes, ERP,sistema contable, .. Sin embargo la planificación es una predicción y no dejade ser una predicción. El nivel de detalle exigible no puede ser igual avalores históricos.

Confuncio dijo: “Estudia el pasado si quierespronosticar el futuro.” Y yo humildemente añado, pero no te ahogues en detallespocos relevantes.

  • Rémi GrossatRémi Grossat

    Dedicado al mundo del Performance Management y del Business Intelligence desde hace más de 11 años, Rémi ha tenido la oportunidad de trabajar en varias empresas de diferentes sectores. Muy orientado a finanzas, ha podido analizar, traducir y monitorizar la estrategia y la implicación de inteligencia de negocio en cada una de esas empresas. Ademas, ha terminado un Executive MBA en ESIC. Puede contactar con él directamente: rgrossat@gmail.com y visitar su blog: www.intelineg.com.



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