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¿Proyecto de planning o JFK?

Originally published septiembre 25, 2008

El presidente de Estados Unidos, JF. Kennedy, en 1962 dijo algo así como:
“Antes del fin de la década, pondremos un hombre en la luna y le traeremos a la tierra sano y salvo.”

Referenciándose a los objetivos de un proyecto, analizaría esta frase de la manera siguiente:
Definición temporal: Antes del fin de la década
Acción: podremos un hombre en la luna y
Valor: le traeremos a la tierra
Cómo : sano y salvo.

El símil para un proyecto de planning seria:
Definición temporal: Antes del inicio del ciclo de presupuestación
Acción: implantaremos un sistema de planificación
Valor: que facilitara la elaboración presupuestaria
Cómo: desatomizando y asegurando cada input de cada departamento.

Terminando recientemente de un proyecto de más de 5 meses de implantación de planning (Cognos en concreto), me permito darles unas pinceladas de consejos que he podido aprender durante este periodo.

Quiero hacer hincapié sobre la definición temporal. En efecto, creo que es “de cajón” que el desarrollo se haga anteriormente al ciclo presupuestario y para que cuando llegue, solo sean “retoques” mínimos, pero no siempre es así.

Permítanme añadir esta comparativa la cual he podido sufrir:
“Desarrollar un modelo de presupuestación al mismo tiempo que hacer el presupuesto, es como cambiar el aceite a un coche con el motor encendido.”

Una de las acciones principales sería la aceptación por parte de los usuarios, y no es poco (intente quitarle Excel al CFO…)
Es primordial saber, y hacer saber a los últimos usuarios, que utilidad tiene la herramienta. Me acuerdo de un usuario, que vio por primera vez Contributor de Cognos, me dijo: “vaya paso atrás con esta pantalla de los años 80”. 
Es posible que no sea muy bonita, pero la función de planning no es de satisfacer la retina del usuario, sino claramente aportar una solución “rápida” y dinámica de presupuestar dentro de una empresa.

Reducción de tiempo, agilidad, mejor visualización de los datos históricos, comparaciones y proceso de aprobación (workflow) son los valores que aporta este tipo de herramienta.
Aunque posiblemente el valor más interesante para una empresa se calcularía con el ROI (Money is Money!), aunque, con su permiso, lo dejo para otro articulo.

¿Cómo llegar a un resultado exitoso? Empezando diciendo que quizás lo más seguro sería saber lo que no se debe hacer. Admito que es difícil contestar exactamente a esta pregunta ya que todos los proyectos son diferentes, y en gran parte la herramienta puede ayudar o ser el problema.

Añadiría que unos de los puntos sensibles son la seguridad y la gestión del workflow. Suele ser un punto clave que se realiza demasiado al final y que puede invalidar un planteamiento inicial. Pero repito, dependerá del software y de la modelización elegida.

PERO, PUEDE FALLAR

Un proyecto puede fallar (no ha sido el caso!). Contemplando esa posibilidad, se debería acotar los números factores de fracaso para evitarlos y encontrar una solución antes de que aparezcan.

Durante el proyecto Apollo, el presidente JF. Kennedy preparó 3 discursos antes del  lanzamiento del ML (Modulo Lunar)

Discurso 1: La misión ha sido un éxito
Discurso 2: La misión fue un fracaso, sin pérdidas humanas
Discurso 3: La misión fue un desastre con pérdidas humanas

Todo esto por decir que el éxito es solo unas de las posibilidades y que independientemente del resultado de un proyecto, ante todo se debe asumir el planteamiento seguido a lo largo del proyecto.

Termino como empecé usando una frase de JF. Kennedy: “El éxito tiene muchos padres, pero el fracaso es huérfano.”

  • Rémi GrossatRémi Grossat

    Dedicado al mundo del Performance Management y del Business Intelligence desde hace más de 11 ańos, Rémi ha tenido la oportunidad de trabajar en varias empresas de diferentes sectores. Muy orientado a finanzas, ha podido analizar, traducir y monitorizar la estrategia y la implicación de inteligencia de negocio en cada una de esas empresas. Ademas, ha terminado un Executive MBA en ESIC. Puede contactar con él directamente: rgrossat@gmail.com y visitar su blog: www.intelineg.com.



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